1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzerin/des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich ist, sie im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) ist die zentrale Verwaltungssoftware mit der die Abläufe in der Bibliothek bearbeitet werden. Dazu gehören u.a. die Verwaltung der Daten der Bibliotheksnutzenden im Rahmen der Medienausleihe, der Verlängerung von Ausleihen, der Vormerkung für Ausleihen, die Durchführung von Gebühren- und Mahnprozessen sowie die Kommunikation mit Nutzenden.

Primo VE ist ein bibliothekarisches Suchsystem (sog. Discovery-System), das Bibliotheksnutzer:innen eine Literaturrecherche über eine Suchmaske ermöglicht.

Die Nutzung von Primo VE zu Recherchezwecken ist sowohl mit als auch ohne Anmeldung möglich. Zur Nutzung des vollen Funktionsumfangs ist eine Anmeldung erforderlich.

RUB Bib ist eine von der Universitätsbibliothek Bochum entwickelte Smartphone-App, die Zugriff auf das persönliche Bibliothekskonto ermöglicht und zur Authentifikation der Kunden an den Ausleihstellen dient.

Es werden folgende personenbezogene Daten von Bibliotheksnutzer:innen verarbeitet:

RUB Bib (Bibliotheks-App)

Nutzer:innen können die "RUB Bib" App der Universitätsbibliothek Bochum auf ihrem Smartphone installieren und nutzen, um ihr Bibliothekskonto einzusehen und die Funktionen dieses Kontos zu nutzen, sowie zur Authentifikation an den Ausleihstellen für die Ausleihe von Medien.

Im Zuge der Authentifikation wird auf dem Smartphone ein persönliches, zeitlich in der Gültigkeit beschränktes Identifikationsmerkmal (Barcode) generiert. Mit diesem Barcode können an den Selbstverbuchungsautomaten und an den Servicetheken Medien ausgeliehen und an den Kassenautomaten Gebühren beglichen werden.

Personenbezogene Daten

In der App RUB Bib werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, sondern es wird lediglich auf die im Abschnitt Alma beschriebenen Daten zugegriffen und diese angezeigt. Die Datenaufbewahrung und Datenlöschung für diese Daten ist im Abschnitt "Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung" beschrieben.

Informationen zur Entwicklung

Die App RUB Bib wurde von der Universitätsbibliothek Bochum entwickelt.

Alma (Bibliotheksmanagementsystem)

A. Angaben zur Person

• Vorname, zweiter Vorname, bevorzugter Vorname, bevorzugter zweiter Vorname, Nachname, bevorzugter Nachname, Titel, Geburtsdatum
• Primäre Kennung, Bibliotheksbenutzergruppe, Status und Statusdatum, Datum der letzten Benutzeraktivität, Ablaufdatum des Kontos, Löschdatum des Kontos, bevorzugte Sprache, Benutzerrollen
• Kontaktinformation: E-Mail-Adresse
• Kontaktinformation: Anschrift (ausgenommen Beschäftigte)
• Sperren, Gebühren

B. Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

• Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, [Ausleih]notiz)
• Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)
• Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)
• Anhänge und Benachrichtigungen
• Proxy (wo relevant)

Diese Daten werden verarbeitet, um physische Medien verleihen und digitale Medien Bibliotheksnutzer:innen zugänglich machen zu können, sowie eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.

Primo VE (Discovery-System)

Primo VE bietet ein Nutzerkonto an, über das die eigenen Daten eingesehen werden können. Insbesondere handelt es sich dabei um die im Abschnitt Alma beschriebenen Daten. Im Zuge der Authentifizierung über Shibboleth muss zusätzlich der Übermittlung der LoginID zugestimmt werden, dieser dient als primärer Schlüssel der Zuordnung zu den eigenen Daten.

"1. Was tut Ex Libris mit den Daten, die es über Beacon sammelt?

Die Information, die gesendet wird, dient dem proaktiven Beobachten von Endnutzerverhalten und dazu, zukünftige Analyse von “feature”-Nutzung zu ermöglichen. Keine persönliche Information wird an ExLibris übertragen (z.B. keine Nutzer-ID, Nutzername, E-Mail, oder Telefonnummer)

Daten, die zum Zentrum gesendet werden, werden in analytische (statistische) Tabellen umgesetzt und alle Rohdaten werden nach 30 Tagen gelöscht. Das 30-Tage-Fenster dient dazu, sicher zu stellen, dass operative Dinge, die mit dem Erstellen der einzelnen Tabellen zusammenhängen, durch die Erstellung einer jüngsten “Historie” gelöst werden können, sofern nötig.

2. Welche Art von Daten werden gesammelt?

Die tatsächlich weitergegebenen Daten hängen vom "Klick" ab, den ein:e Nutzer:in ausführt, wobei einige Standardinformationen immer weitergegeben werden:
• Servername
• Server IP
• Session ID
• Institution
• Application (z.B. Primo_Local)
• Seite
• Operation
• Endnutzerverhalten (nicht in allen Fällen weitergegeben)"

(Quelle: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Primo/Knowledge_Articles/Data_Collection_via_beacon01.hosted.exlibrisgroup.com, aus dem Englischen übersetzt und grafisch angepasst)

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Erhebung der Daten findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 3 Abs. 1 des Hochschulgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) sowie gemäß der Satzung (Verwaltungs- und Benutzungsordnung) für die Hochschulbibliothek der Ruhr-Universität Bochum vom 7. Januar 2004 und der Gebührenordnung der bibliothekarischen Einrichtungen vom 23. Februar 2010 statt.

Die Benutzung der Bibliothek ist vor Ort in den Lesesälen ohne Verarbeitung personenbezogener Daten möglich. Eine Ausleihe in der Bibliothek ist aber satzungsgemäß nur möglich, wenn die Angaben gemacht werden.

Folge des Widerspruchs

Sollten Sie der Verarbeitung widersprechen, können Bibliotheksservices, die diese Daten erfordern, nicht genutzt werden.

Datenübermittlung

RUB Bib (Bibliotheks-App)

Daten werden nur an das Bibliotheksmanagementsystem Alma übermittelt.

Alma (Bibliotheksmanagementsystem)

Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:

• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen,
• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie,
• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) durch die Ex Libris (Deutschland) GmbH verarbeitet. Diese wiederum betreibt die technische Infrastruktur in einem Rechenzentrum in den Niederlanden.
• In Fällen weitgehender technischer Probleme können zur Behebung durch das Unternehmen Ex Libris Daten in einem Drittstaat (Israel) ausnahmsweise zugänglich sein. Für den Drittstaat Israel liegt eine Feststellung der Angemessenheit des Datenschutzniveaus gemäß Art. 45 DSGVO vor.

Primo VE (Discovery-System)

Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:

• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen,
• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie,
• - im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) durch die Ex Libris (Deutschland) GmbH verarbeitet. Diese wiederum betreibt die technische Infrastruktur in einem Rechenzentrum in der EU (siehe hier).
• In Fällen weitgehender technischer Probleme können zur Behebung durch das Unternehmen Ex Libris Daten in einem Drittstaat (Israel) ausnahmsweise zugänglich sein. Für den Drittstaat Israel liegt eine Feststellung der Angemessenheit des Datenschutzniveaus gemäß Art. 45 DSGVO vor.

"1. Was tut Ex Libris mit den Daten, die es über Beacon sammelt?

Die Information, die gesendet wird, dient dem proaktiven Beobachten von Endnutzerverhalten und dazu, zukünftige Analyse von “feature”-Nutzung zu ermöglichen. Keine persönliche Information wird an ExLibris übertragen (z.B. keine Nutzer-ID, Nutzername, E-Mail, oder Telefonnummer)

Daten, die zum Zentrum gesendet werden, werden in analytische (statistische) Tabellen umgesetzt und alle Rohdaten werden nach 30 Tagen gelöscht. Das 30-Tage-Fenster dient dazu, sicher zu stellen, dass operative Dinge, die mit dem Erstellen der einzelnen Tabellen zusammenhängen, durch die Erstellung einer jüngsten “Historie” gelöst werden können, sofern nötig.

2. Welche Art von Daten werden gesammelt?

Die tatsächlich weitergegebenen Daten hängen vom "Klick" ab, den ein:e Nutzer:in ausführt, wobei einige Standardinformationen immer weitergegeben werden:
• Servername
• Server IP
• Session ID
• Institution
• Application (z.B. Primo_Local)
• Seite
• Operation
• Endnutzerverhalten (nicht in allen Fällen weitergegeben)"

(Quelle: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Primo/Knowledge_Articles/Data_Collection_via_beacon01.hosted.exlibrisgroup.com, aus dem Englischen übersetzt und grafisch angepasst)

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

RUB Bib (Bibliotheks-App)

In der App werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Alma (Bibliotheksmanagementsystem)

A. Angaben zur Person

• Daten von Personen, die ihren Status als Mitglieder oder Angehörige der Ruhr-Universität Bochum verlieren, werden zu Beginn des zweiten auf den Statusverlust folgenden Kalenderjahres gelöscht.
• Daten von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige der Universität sind, werden zu Beginn eines Kalenderjahres gelöscht, wenn diese Personen in den beiden vorangegangenen Kalenderjahren weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen haben.

B.Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

• Speicherdauer der Vorgänge: Benutzungsbezogene Daten werden 180 Tage nach Abschluss des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) anonymisiert. Sofern ein Mahnverfahren längere Speicherdauer erfordert, werden die relevanten Daten unmittelbar nach Abschluss dieses Verfahrens gelöscht.
• Für Statistikzwecke werden Personenmerkmale von den Vorgängen entfernt und weiterverarbeitet.

Primo VE (Discovery-System)

Daten, die zum Zentrum gesendet werden, werden in analytische (statistische) Tabellen umgesetzt und alle Rohdaten werden nach 30 Tagen gelöscht. Das 30-Tage-Fenster dient dazu, sicher zu stellen, dass operative Dinge, die mit dem Erstellen der einzelnen Tabellen zusammenhängen, durch die Erstellung einer jüngsten “Historie” gelöst werden können, sofern nötig.

(Quelle: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Primo/Knowledge_Articles/Data_Collection_via_beacon01.hosted.exlibrisgroup.com, aus dem Englischen übersetzt und grafisch angepasst)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite und bei jedem Abruf einer Datei aus dem Angebot der RUB erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem der Nutzerin/des Nutzers
• Der Internet-Service-Provider der Nutzerin/des Nutzers
• Die IP-Adresse der Nutzerin/des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System der Nutzerin/des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System der Nutzerin/des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerin/des Nutzers findet nicht statt.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des der Nutzerin/des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzerin/des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 24 Stunden der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzerin/des Nutzers gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des der Nutzerin/des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzerin/des Nutzers gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin/ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzerin/des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerinnen- und nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

• Bevorzugte Schriftgröße
• Bevorzugte Kontrastversion (abgelegt im Local Storage)
• Angemeldet am System (nur für Redaktion/Administration)
• Ablaufdatum
• Kontrastversion

Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer:innen ermöglichen (siehe nächster Abschnitt).

Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzer:innen werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zur aufrufenden Nutzer:in/zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzer:innen gespeichert.

Beim Aufruf unserer Website werden die Nutzer:innen durch ein Infobanner über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Es erfolgt in diesem Zusammenhang auch ein Hinweis darauf, wie die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen unterbunden werden kann.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer:innen zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

3. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerin/des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer:in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer:innen, welches dem DSGVO-Standard entspricht (siehe Link). Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzer:innen (zu Cookies siehe bereits oben). Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

• Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der Nutzerin/des Nutzers
• Die aufgerufene Webseite
• Die Website, von der die Nutzerin/der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
• Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
• Die Verweildauer auf der Webseite
• Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der Ruhr-Universität Bochum. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzerin/des Nutzers findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer:innen ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer:innen. Wir sind in durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer:innen an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer:innen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerin/des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer:in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Wir bieten unseren Nutzer:innen auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Hierzu müssen Sie dem entsprechenden Link folgen. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Daten der Nutzerin/des Nutzers nicht zu speichern. Löscht der Die Nutzerin/Der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss er den Opt-Out-Cookie erneut setzten. Alternativ können Sie die „Do-not-Track“-Einstellung in Ihrem Browser aktivieren.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie hier.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die UB verwendet vier Formulararten auf den Seiten ihres Portals:

1. Formulare (extern)

• Verlustmeldung online
• Buchvorschlag online Universitätsbibliothek

Durch Anklicken der o.g. Links wird die Nutzerin/der Nutzer zu den internen Diensten der UB Bochum weitergeleitet. Beim Ausfüllen des jeweiligen Formulars ist die Erfassung und Speicherung von Daten der Nutzerin/des Nutzers erforderlich, damit die Auftragsausführung gewährleistet ist. Im Zeitpunkt der Absendung werden auf den beiden genannten Formularen zudem Daten gespeichert, die für den jeweiligen Vorgang relevant sind. Diese sind:

• Signatur
• Verfasser
• Kurztitel
• Benutzer:innennummer
• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse
• Fachgebiet
• Person
• Titel
• Buchwunsch
• Autor:in
• Datum und Uhrzeit

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Formulare (intern)
Außer den zwei o.g. Links werden Formulare zur Verfügung gestellt, welche Bestandteil unseres CMS Contao sind und auf einem internen Server der RUB ausgeführt werden:

• Anschaffungsvorschlag Verbundbibliothek IB
• Anschaffungsvorschlag Verbundbibliothek IC
• Bestellung Auslagerungsmagazin
• Buchvorschlag Fachbibliothek Sportwissenschaft
• Kartenausleihe Verbundbibliothek IB
• Kontaktformular
• Koordinierungsanfrage bei Beschaffung in Fachbibliothek
• Lesesaalbestellung
• Literaturbestellung Fakultätsangehörige Verbundbibliothek IC
• Online-Formular für Zeitschriftenmeldungen
• Verlustbestätigung aus der Fachbibliothek für Fernleihbestellung des Buches

Beim Ausfüllen des jeweiligen Formulars ist die Erfassung und Speicherung von Daten der Nutzerin/des Nutzers erforderlich, damit die Auftragsausführung gewährleistet ist. Im Zeitpunkt der Absendung des Formulars werden folgende Daten gespeichert:

• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse der Nutzerin/des Nutzers
• Datum und Uhrzeit

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt eine Nutzerin/ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Durch eine Checkbox, welche sich im unteren Teil des Formulars befindet, bietet eine Checkbox die Möglichkeit, der Übermittlung der Daten zuzustimmen.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

3. Bibliotheksinterne Formulare
Neben Formularen für Besucher:innen der UB gibt es bibliotheksinterne Formulare, welche für Fachbibliotheken und die UB selbst relevant sind. Beim Ausfüllen des jeweiligen Formulars ist die Erfassung und Speicherung von Daten der Nutzerin/des Nutzers erforderlich, damit die Auftragsausführung gewährleistet ist. Im Zeitpunkt der Absendung des Formulars werden folgende Daten gespeichert:

• Vermisste Bücher
• E-Mail-Adresse der/des Mitarbeitenden
• Telefonnummer
• Name
• Vorname
• Fakultät
• Zuordnung des Falles
• Login-ID
• Datum und Uhrzeit

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

4. Formulare für Scandienste bei Anmeldung mit Log-in ID (extern)

Auf unserer Webseite stehen Scandienstformulare zur Verfügung. Diese können nur mit der Log-in ID von RUB-Angehörigen genutzt werden. Durch Anklicken des folgenden Links wird die Nutzerin/der Nutzer zu den internen Diensten der UB Bochum weitergeleitet, auf welcher nach der Login-ID gefragt wird:

• Scan-Service für Print-Medien für alle RUB-Angehörigen
• Scan-Service für Print-Medien für Wissenschaftler:innen, Lehrende und Doktorand:innen

Diese ist eine Anmeldung notwendig, um das Formular sehen zu können.

Beim Ausfüllen des jeweiligen Scanformulars ist die Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten notwendig, damit die Auftragsausführung gewährleistet werden kann.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzerin/des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

3. Dauer der Speicherung

Bei den Formularen werden die Anfragen nach erfolgreicher Bereitstellung gelöscht:

1. Anschaffungsvorschlag Verbundbibliothek IB
2. Anschaffungsvorschlag Verbundbibliothek IC
3. Buchvorschlag online Universitätsbibliothek
4. Buchvorschlag Fachbibliothek Sportwissenschaft
5. Kartenausleihe Verbundbibliothek IB
6. Lesesaalbestellung
7. Scan-Service für Print-Medien für alle RUB-Angehörigen
8. Scan-Service für Print-Medien für Wissenschaftler:innen, Lehrende und Doktorand:innen

Verlustbestätigung aus der Fachbibliothek für Fernleihbestellung wird nach 14 Tagen gelöscht.  

Anfragen aus dem OTRS werden automatisch nach 24 Monaten aus dem System gelöscht.

Darunterfallen:

1. Kontaktformular
2. Bestellung Auslagerungsmagazin
3. Koordinierungsanfrage bei Beschaffungen in Fachbibliotheken
4. Online-Formular für Zeitschriftenmeldungen

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Nutzerin/der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt die Nutzerin/der Nutzer per E-Mail-Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

Newsbereich "Aktuelles"
und Veranstaltungstool (Startseite und Kurskalender)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Newsbereich des UB Portals ist ein Bestandteil des CMS-Systems Contao. Dieses läuft ausschließlich auf den Servern der Ruhr-Universität Bochum/Der Universitätsbibliothek Bochum.

2. Art und Dauer der Speicherung

Die Kommentarfunktion ist abgeschaltet. Eine Speicherung personenbezogener Daten über das für den Bezug von Webseiten Beschriebene hinaus findet nicht statt.

3. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Für die Verwendung des Newsbereiches, sowie des Veranstaltungstools und Kurskalenders erfolgt keine Erfassung und Speicherung von Daten.

Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zum Bezug des Newsletters ist die Erfassung und Speicherung der E-Mail-Adresse des Abonnenten zwingend erforderlich. Die Anmeldung erfolgt im sogen. double-opt-in-Verfahren.

2. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald der Abonnent den Bezug des Newsletters storniert.

3. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung und die Speicherung der E-Mail-Adresse ist für den Bezug des Newsletters zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerin/des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Cituro (Kurs/Veranstaltungsbuchung)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Das Bibliotheksportal der Ruhr-Universität Bochum nutzt für die Bereitstellung einer Online-Terminbuchungsfunktion den Dienst „Cituro“. Anbieter dieser Funktion ist die Florian Heymel Consulting, Gustav-Stresemann-Str. 13, in 86199 Augsburg. Es werden zum Zweck der Terminvergabe gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Matrikelnummer, Name, Vorname und E-Mail-Adresse, sowie – sofern von Nutzer:innen angegeben – Zugehörigkeit zu einer Fakultät/Einrichtung der RUB und Anmerkungen unter „Sonstiges“ erhoben und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO behandelt. Der Hersteller stützt sich auf folgende AGB, welche die Daten unserer Kurs- und Eventbesucher:innen gemäß den gesetzlichen Anforderungen rechtlich schützt.

2. Datenweitergabe

Die Daten werden auf Servern des „Cituro“-Anbieters gespeichert. Innerhalb der Universitätsbibliothek Bochum haben dazu ausschließlich Personen Zugang, die mit der Bearbeitung von Kurs- oder Veranstaltungsbuchungen bzw. deren Löschung betraut sind. Sofern eine entsprechende Übereinkunft mit Fakultäten der RUB besteht, werden kursspezifische Informationen (Name und Matrikelnummer) aus dem System exportiert und an die entsprechenden Stellen dieser Fakultäten weitergegeben, um Anwesenheitsnachweise erstellen zu können.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden nach 365 Tagen Inaktivität eines Nutzers/einer Nutzerin automatisch gelöscht, oder früher, sobald diese nicht mehr benötigt werden.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit, Folgen des Widerspruchs

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Einzelheiten zu den Datenschutzbestimmungen von „Cituro“ finden Sie hier. Sollten Sie eine vorherige Löschung Ihrer Daten wünschen, schreiben Sie bitte an ub-kurse@rub.de. Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen ohne die benötigten Daten keine Kurs- oder Eventbuchung anbieten können.

Cituro (Lernraumbuchung)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Das Bibliotheksportal der Ruhr-Universität Bochum nutzt für die Bereitstellung einer Online-Terminbuchungsfunktion den Dienst „Cituro“. Anbieter dieser Funktion ist die cituro GmbH
Peter-Dörfler-Straße 30 in 86199 Augsburg. Es werden zum Zweck der Raumvergabe gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Matrikelnummer bzw. RUB Login-ID, Name, Vorname, E-Mail-Adresse erhoben und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO behandelt. Der Hersteller stützt sich auf folgende AGB, welche die Daten unserer Raumnutzer:innen  gemäß den gesetzlichen Anforderungen rechtlich schützt.

2. Datenweitergabe

Die Daten werden auf Servern des Cituro-Anbieters gespeichert. Innerhalb der Universitätsbibliothek Bochum (inklusive Verbundbibliothek IB der RUB)  haben dazu ausschließlich Personen Zugang, die mit der Bearbeitung von Raumbuchungen bzw. deren Löschung betraut sind.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden nach Abschluss eines Planungsintervalls (in der Regel 3 Monate) gelöscht, oder früher, sobald diese nicht mehr benötigt werden.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit, Folgen des Widerspruchs

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Einzelheiten zu den Datenschutzbestimmungen von Cituro finden Sie hier. Sollten Sie eine vorherige Löschung Ihrer Daten wünschen, schreiben Sie bitte an ub-information@rub.de. Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen ohne die erforderlichen Daten keine Raumbuchung anbieten können.

Open Street Maps

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die UB nutzt den Kartendienst von OpenStreetMap (OSM). Anbieterin ist die Open-Street-Map Foundation (OSMF), 132 Maney Hill Road, Sutton Coldfield, West Midlands, B72 1JU, United Kingdom. OSM ist unter der Open Data Commons Open Database-Lizenz (ODbL) von der OpenStreetMap Stiftung (OSMF) lizensiert. Die Nutzung von OpenStreetMap auf unseren Seiten dient ausschließlich einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies geschieht ausschließlich im Interesse von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO dar.

2. Art und Dauer der Speicherung

Zum Schutze der Nutzer:innendaten wird erst durch Anklicken eines Links/Bildes eine Verbindung zu Open Street Maps hergestellt und die Karte geladen. Erst dann werden Daten an den Anbieter gesendet. Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen dem/der Nutzer:in und Open Street Maps statt. Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten bei Open Street Maps finden Sie hier.

3. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Daten von Nutzer:innen werden durch OpenStreetMap ausschließlich zu Zwecken der Darstellung der Kartenfunktionen und Zwischenspeicherung der gewählten Einstellungen verwendet. Zu diesen Daten können insbesondere IP-Adressen und Standortdaten der Nutzer:innen gehören, die jedoch nicht ohne deren Einwilligung (im Regelfall im Rahmen der Einstellungen ihrer Mobilgeräte vollzogen), erhoben werden. Alle weiteren Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

Durch Anklicken der Links wird die Nutzerin/der Nutzer zu den Diensten der jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen der Nutzerin/dem Nutzer und den Anbietern der Social Media-Dienste statt. Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten in den sozialen Netzwerken finden Sie in den jeweiligen Nutzungsbedingungen der entsprechenden Anbieter.

Leitsystem V:Scout

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Nutzerinnen und Nutzer haben durch das Leitsystem die Möglichkeit, sich eine visuelle Orientierungshilfe zu schaffen und so erleichtert Ihr Ziel in digitaler Form innerhalb unseres Gebäudes anzusteuern. Durch Anklicken des Links/Bildes wird eine Weiterleitung zu den Diensten des Orientierungssystems hergestellt. Anbieter ist die arTec Gesellschaft für computerunterstützte Darstellungstechnik mbH, Länderallee 6 in
14052 Berlin.

2. Art und Dauer der Speicherung

Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen der Nutzerin/dem Nutzer und dem Anbieter des Leitsystems statt.

3. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten finden Sie in den Nutzungsbedingungen des entsprechenden Anbieters.

Durch Anklicken der Links wird die Nutzerin/der Nutzer zu den Diensten der jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen der Nutzerin/dem Nutzer und den Anbietern der Social Media-Dienste statt. Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten in den sozialen Netzwerken finden Sie in den jeweiligen Nutzungsbedingungen der entsprechenden Anbieter.

Wir haben auf unserer Website Social Media-Dienste folgender Unternehmen verlinkt:

• Facebook Inc.
• Instagram
• LinkedIn
• Twitter Inc. / X
• Whatsapp
• Youtube

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach einer Einwilligung der Nutzerin/des Nutzers ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir bieten Nutzer:innen auf unserer Webseite die Möglichkeit, ausgewählte Videos von YouTube direkt auf der Seite anzuschauen. Zum Schutz der Nutzerdaten wird erst durch Anklicken eines Links eine Verbindung zu YouTube hergestellt und das Video gestartet. Erst dann werden Daten an den Anbieter gesendet. Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen dem Nutzer und YouTube statt. Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten bei YouTube finden Sie hier.

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Ruhr-Universität Bochum veröffentlichten Fassung.